En la gestión comercial es habitual el uso de facturas proforma. A continuación veremos cómo se usa este instrumento y cuándo es conveniente recurrir al uso de facturas proforma en la operativa de una empresa.
De todas formas, para garantizar la tranquilidad en la gestión de la facturación, incluyendo la introducción de las facturas proforma, se puede contar con un gestor profesional con experiencia como lo es gestoriabcn.com
El concepto de Factura Proforma.
La factura proforma es un documente compraventa de bienes y/o servicios que, al contrario de la factura comercial ordinaria, no tiene validez fiscal y contable. Generalmente se utiliza para presentar una determinada operación a un cliente.
Es usada en la siguientes ocasiones:
- En operaciones comerciales internacionales para presentar una oferta valorada al cliente.
- Asimismo, de esta manera se pueden presentar los detalles valorados del servicio a prestar o bien a proporcionar al cliente de forma previa a la formalización de la operación de compraventa.
- Justificación a efectos de la percepción de una subvención o ayuda.
Requisitos que debe cumplir una factura proforma.
Para que un documento pueda ser considerado como una factura proforma debe cumplir los siguientes requisitos:
- en el título del documento debe aparece de forma clara que se trata de una factura proforma.
- los datos del proveedor.
- la identificación del cliente.
- una descripción valorada de los productos o servicios objeto de la factura proforma.
Información que debe contener la factura proforma.
El contenido de una factura proforma se asemeja al que contiene una factura ordinaria:
- Fecha de emisión.
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
- Base imponible.
- Cuota de IVA
- Precio total.
Diferencia entre factura proforma y factura comercial
Aunque son aparentemente similares, las facturas proformas y las comerciales son esencialmente distintas.
La factura comercial, al ser un documento con validez contable y fiscal, no se puede modificar, mientras que la factura proforma, al ser un documento previo, sí que puede ser modificada.
Diferencia entre factura proforma y un presupuesto
También es habitual la confusión entre ambos documentos, ya que en ambos casos son previos a la ejecución del servicio o a la entrega del bien.
Sin embargo, se emiten en etapas diferentes de la negociación.
El presupuesto se envía en el momento en que el cliente solicita información sobre la propuesta comercial.
En caso de que el cliente lo requiera el cliente y una vez se aceptan las condiciones económicas definidas en el presupuesto, se puede realizar el envío de una factura proforma para completar la información sobre bienes o servicios adelantada en el presupuesto.
Por tanto, generalmente la secuencia más común es la siguiente:
- Presupuesto.
- Factura proforma.
- Ejecución del proyecto/venta de los productos.
- Factura.
