La implementación de nuevos medios tecnológicos para la empresa hacen accesibles opciones que hace años no lo eran. Hoy en día, es posible emitir facturas electrónicas permitiendo eliminar costes asociados a la emisión de facturas tradicionales, y ofreciendo una mayor comididad tanto para el emisor como para el receptor.

A contiuación veremos las condiones que debe cumplir una factura online o electrónica para que pueda ser fiscalmente y legalmente aceptable.

De todas formas, para una mayor tranquilidad con todo lo relacionado con la gestión de facturas, lo ideal es contar con los profesionales. En  gestoriabcn.com hemos puesto a disposición de empresas y autónomos el servicio de gestión de la facturación, que incluye asesoría en la emisión y contabilización de este tipo de facturas.

El concepto de Factura Electrónica.

Factura electrónica es aquella que expide y recibe en formato electróico. Este tipo de factura tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, constituye un justificante de la entrega de un bien y/o servicio.

El uso de la factura electrónica está supeditada al consentimiento explícito del cliente. Pon consiguiente, la factura electrónica es una alternativa legal a la factura en papel.

Ventajas de la facturación electrónica.

Entre las ventajas que tiene la implementación de la facturación electrónica están:

• acortar los ciclos de tramitación
• educir errores humanos
• eliminar costes de impresión y envío postal
• facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento
• mejorar el servicio al cliente
• eliminar el consumo de papel y su transporte, on el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
• facilitar la lucha contra el fraude
• contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Sin embargo, implementar estos sistemas supone vencer una serie de retos, entre los que están:

• la adopcion por la pequeña y mediana empresa supone, en ocasiones, un notable esfuerzo de adaptación en la forma de trabajar de la misma.
• la inprescindoble aceptación por parte del ciudadano.
• su implementación por parte de las Administraciones Públicas.
• el esfuerzo de coordinación y normalización que supone garantizar la interoperatividad de los sistemas electrónicos en un formato común que permita el intercambio de información.

Normativa legal.

Las facturas on line o electrónicas se regulan en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. en dicho texto se definen aspecto determinantes sobre facturas electrónicas o no:

• Obligación de expedir factura.
• Expedición por terceros.
• Especificidades de la factura electrónica.
• Plazos.
• Contenido de la factura.
• etc.

De acuerdo con el citado texto legal, todas las facturas, tanto electrónicasc como el papel, deben garantizar:

• La legibilidad de la factura.
• La  autenticidad del origen de la factura, es decir, la identificación de la compañía o empresario individual que expide la factura.
• La integridad del contenido de la factura, entendida esta como la garantía de que el contenido no ha sido alterado.

En el caso de la factura electrónica, la autenticidad e integridad pueden garantizarse mediante diversos medios:

• Mediante firma electrónica fundamentada en un certificado electrónico legalmente reconocido. (por ejemplo, en cerfificado de firma de la fnmt o el del dni-e)
• Mediente intecambio electrónico de datos IDE.
• Mediante controles de gestión de la  actividad empresarial o profesional comunmente utilidados, siempre que permitan vincular la entrega de bienes o servicios con la factura relacionada con los mimos.
• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Tipos de facturas electrónicas

Existen dos tipos de facturas electrónicas: facturas electrónicas con formato estructurado y facturas electrónicas sin formato estructurado:

• Las facturas con formato estructurado son generadas de forma automática por el sistema informático de facturación del emisor y permiten su tramitación automática por el sistema informático de tratamiento y gestión de facturas de receptor.
• Facturas electrónicas de formato no estructurado.  Son esencialmente ficheros de imagen cuyo tratamiento requiere un proceso manual posterior.